Nếu như bạn - cũng như nhiều người trên khắp thế giới - hiện đang làm việc từ xa, bạn có thể lo mình sẽ mất thời gian gặp mặt trực tiếp với các đồng nghiệp của mình.
Một nghiên cứu năm 2015 nhằm khám phá liệu có tốt hơn để biết những gì đang diễn ra trong một nhóm người hay giới hạn giao tiếp với nhiều người chỉ tốt với một vài cá nhân (Nguồn : Getty Images)
Các công cụ cộng tác từ xa có thể giúp chúng ta bù đắp điều này bằng cách cho phép liên lạc thường xuyên trong suốt ngày làm việc - và dường như cũng hợp lý để tận dụng kết nối đó để cập nhật liên tục về tiến độ công việc của bạn.
Tuy nhiên, những nghiên cứu tâm lý mới nhất cho rằng giao tiếp ít chính ra lại có ý nghĩa nhiều hơn : sự hợp tác làm việc liên tục trên thực tế có thể làm giảm đi 'trí tuệ tập thể' (khả năng giải quyết vấn đề chung của một nhóm).
Thay vì luôn giữ liên lạc với các đồng nghiệp với các trao đổi liên tục trên Slack, chúng ta nên hướng vào việc tập trung các trao đổi trong nhóm theo hướng những đợt ngắn, ngắt quãng - chẳng hạn như một cuộc gọi video hàng ngày - để tăng cường khả năng giải quyết vấn đề và tính sáng tạo của nhóm.
Bên cạnh giúp chúng ta sử dụng thời gian tốt hơn trong khủng hoảng hiện tại, những phát hiện này có thể giúp định hình cách chúng ta thực hành ra quyết định trong tương lai.
Ngay cả khi chúng ta có mặt ở văn phòng, tất cả chúng đều hưởng lợi từ việc có thêm chút thời gian cho bản thân và ít thời gian nhóm hơn một chút.
Sẽ tốt hơn nếu sự giao tiếp của chúng ta chỉ giới hạn trong một vài người mà thôi ? Ảnh Getty Images
'Trí tuệ tập thể' hay 'năng lực cá nhân' hiệu quả hơn ?
Sự hiểu biết mới này về giao tiếp nhóm đã được hình thành trong nhiều năm.
Jesse Shore ở Đại học Boston đã khởi động mọi thứ vào năm 2015, với một nghiên cứu khám phá vai trò của sự kết nối trong lúc cả nhóm cùng giải quyết vấn đề.
Nói một cách đơn giản, có hữu ích để mọi người nói chuyện với người khác để tất cả chúng ta đều biết toàn đội đang làm việc như thế nào hay không ? Hoặc đôi khi sẽ tốt hơn nếu giới hạn giao tiếp của chúng ta chỉ trong một vài người thôi ?
Shore và các đồng nghiệp của ông lập ra 51 nhóm, mỗi nhóm gồm 16 người.
Họ yêu cầu các nhóm chơi một trò chơi 'ai đã làm việc này' trực tuyến, là mô hình trò chơi lấy mượn từ một trong các nhóm Nghiên cứu và Phát triển của Bộ Quốc phòng Mỹ. Người chơi tìm và ghép các manh mối để khám phá cũng như dự đoán ai, chuyện gì, ở đâu và khi nào của một hành động tấn công khủng bố (hư cấu).
Người chơi được cho một giao diện để chia sẻ phát hiện của họ với các thành viên khác trong nhóm, nhưng các nhà nghiên cứu đã kiểm soát chính xác số người trong mỗi nhóm được xem các cập nhật này.
Trong một số nhóm, tin nhắn của mỗi người được chuyển đến phần lớn các đồng đội của họ ; nó hơi giống như một kênh trò chuyện nhóm, phát thông tin cho tất cả mọi người.
Trong những nhóm khác, tin nhắn được gửi đến chỉ một vài thành viên khác. Những thành viên này sau đó có thể chọn chia sẻ tin nhắn với một vài người khác, nhưng không ai có thể báo tin cho cả nhóm cùng một lúc.
Bằng cách này, nó hơi giống email, tức là bạn nhiều khả năng truyền thông tin đến những cá nhân chọn lọc hơn là gửi kèm mọi người ở bất cứ giai đoạn nào. Tin nhắn vẫn có thể truyền qua cả nhóm thông qua chuỗi liên lạc, nhưng mỗi cá nhân làm thành một bộ lọc.
Ban đầu, trong giai đoạn 'trinh sát' để thu thập thông tin, các nhóm được kết nối tốt hơn làm rất tốt : khả năng truyền đạt đầu mối cho tất cả các thành viên khác có nghĩa là nhóm nhanh chóng thu thập được nhiều manh mối tiềm năng về cuộc tấn công.
Nhưng họ sớm mất đi lợi thế đó khi phải ghép các thông tin đó lại với nhau để tạo thành giả thuyết mạch lạc về cách thức âm mưu khủng bố sẽ diễn ra.
Mặc dù bạn có thể cho rằng các đội này sẽ rất vất vả để có sự đồng thuận, giống như bồi thẩm đoàn, vấn đề chính là sự phục tùng : các thành viên trong nhóm nhanh chóng quy về đồng thuận mà không thực sự tìm tòi các khả năng khác.
"Mọi người không động não một cách hiệu quả - họ sẽ không đi chệch phương hướng của cả nhóm", Shore giải thích.
Trái lại, các nhóm kết nối tệ có vất vả một chút trong việc thu thập thông tin, nhưng họ cũng ít có khả năng nhanh chóng đạt được đồng thuận.
Không có sự cập nhật ngay lập tức từ tất cả các đồng đội, thay vào đó, mỗi thành viên nhiều khả năng hình thành giả thuyết của riêng mình. Điều này có nghĩa là các ý tưởng có sẵn có sự đa dạng hơn trước khi cả nhóm đi đến giải pháp tốt nhất.
Nên liên tục kết nối hay nên giành khoảng trống cho các cá nhân ?
Phát hiện này tự thân nó cho thấy rằng các đội có thể xem xét hạn chế giao tiếp giữa các thành viên.
Một chút trò chuyện là tốt, nhưng bạn không nhất thiết phải biết người khác đang làm những gì trong giai đoạn sáng tạo của quá trình giải quyết vấn đề vốn đòi hỏi phải nghĩ ra và thử nghiệm nhiều ý tưởng.
Lấy cảm hứng từ kết quả này, Shore và các đồng nghiệp tiếp đó đã kiểm tra xem nhịp điệu giao tiếp của chúng ta ảnh hưởng đến việc giải quyết vấn đề như thế nào.
Ngay cả khi bạn đang làm việc trong một nhóm nhỏ, bạn có tùy chọn được cập nhật liên tục hoặc giới hạn việc giao tiếp chỉ trong một vài lần cập nhật thường xuyên - nhưng cách nào là tốt nhất ?
Để tìm hiểu, các nhà nghiên cứu đã yêu cầu người chơi tìm lời giải cho một bài toán kinh điển được gọi là 'đường đi của nhân viên kinh doanh', trong đó họ được đưa cho một bản đồ của 25 thành phố khác nhau và cần tìm ra hành trình ngắn nhất đi qua tất cả các thành phố.
Trong một thử nghiệm 'nhân viên bán hàng du lịch', những người tham gia đã được cung cấp một bản đồ của 25 thành phố và cần thực hiện hành trình ngắn nhất đi qua tất cả (Ảnh : Getty Images)
Cách giải tốt nhất là lặp đi lặp lại, khi bạn thử các tùy chọn khác nhau - và thường truy lại các bước trước đó - để tìm ra con đường tối ưu.
Người chơi được chia thành các nhóm ba người.
Sử dụng giao diện trực tuyến, một số nhóm được phép tương tác liên tục - họ có được phản hồi ngay lập tức về các giải pháp mà đồng đội của họ đang thử nghiệm.
Những nhóm khác thì chỉ liên lạc ngắt quãng giữa những lúc làm việc độc lập.
Và một số 'nhóm' hoàn toàn không có giao tiếp nội bộ - toàn bộ thời gian là họ làm việc một mình.
Các nhà nghiên cứu đã đo lường các hiệu ứng của hai kết quả - thành tích trung bình của đội và thành tích của người giỏi nhất trong mỗi đội. (Điều này quan trọng trong công việc thực tế - bạn muốn mọi người thể hiện tốt hơn, nhưng bạn không muốn những cá nhân hàng đầu bị kéo xuống bởi những cá nhân ít có năng lực hơn).
Một lần nữa, chìa khóa là có sự điều tiết.
Các nhóm có tương tác liên tục có màn thể hiện trung bình là tốt, nhưng nó cũng kéo xuống thành tích của cá nhân giỏi nhất nhóm.
Như các nhà nghiên cứu cũng đã nhận thấy trong thí nghiệm trước đó, các thành viên trong nhóm đều có xu hướng tuân theo các giải pháp tầm thường.
"Những ý tưởng 'ngoài kia' không thực sự được xem xét", Shore giải thích. "Và một số ý tưởng của họ có thể thực sự xuất sắc, ngay cả khi hầu hết các ý tưởng không được như vậy".
Những người làm việc độc lập có vấn đề ngược lại - có rất nhiều sự khác biệt giữa mọi người, với một số giải pháp tuyệt hảo, nhưng những người thể hiện tệ nhất không có cơ hội được hưởng lợi từ giải pháp của người khác, nghĩa là họ kéo thành tích trung bình của cả nhóm xuống.
Liên lạc ngắt quãng hóa ra là kết quả 'Goldilocks' - đó là điều đúng đắn cho tương tác trong cả hai biện pháp này : thành tích trung bình của nhóm cao mà không làm giảm hiệu suất của thành viên giỏi nhất.
"Các nhóm có thể phát triển lên từ sự đa dạng của các ý tưởng vốn được nảy sinh một cách độc lập và sau đó tích hợp chúng", Shore nói. "Đó là điều tốt nhất của cả hai biện pháp".
Giao tiếp theo đợt
Kết quả của Shore bổ trợ cho nghiên cứu của Anita Williams Woolley thuộc Đại học Carnegie Mellon.
Woolley đã nghiên cứu trên 260 nhân viên phần mềm chia thành các tổ năm người.
Các tổ này được giao nhiệm vụ thiết kế thuật toán y khoa mới trong cuộc thi kéo dài 10 ngày. Bà phát hiện ra rằng các tổ làm việc với các đợt giao tiếp ngắn mà sau đó là khoảng thời gian im ắng kéo dài, thể hiện tốt hơn so với các tổ có các cuộc trao đổi ít căng thẳng hơn và kéo giãn ra trong thời gian dài.
Một lần nữa, có vẻ như cập nhật ngắt quãng là tốt nhất.
Mô hình chia theo tổ của Woolley cho thấy giao tiếp theo đợt có thể giúp duy trì thời cơ và động lực theo nhiều cách khác nhau.
Một điều hiển nhiên đối với bất kỳ ai trong lúc đang cố gắng tập trung vào một nhiệm vụ thì liên tục nhận hết tin nhắn này đến tin nhắn khác là : xử lý tất cả tin nhắn trong một lần sẽ giúp giảm bớt mức độ phân tâm.
Trao đổi ngắn nhưng quyết liệt cũng giúp tạo ra cảm giác nhiệt huyết, điều có thể tan biến nếu bạn đối mặt với những email nhỏ giọt, chậm và đều đặn mà không có phản hồi ngay lập tức.
Bằng cách đồng bộ hóa các giao tiếp trong khoảng thời gian tương đối ngắn, các nhóm có thành tích tốt nhất có thể nắm được tiến độ của nhau, chia sẻ ý tưởng và phối hợp hoạt động trong thời gian tới, khích lệ nhau trong các tương tác đó trong khi vẫn dành đủ thời gian để tập trung cao độ sau đó.
Do những kết quả này, tìm kiếm một quy tắc cứng và nhanh cho mức độ giao tiếp tối ưu có thể là điều rất cám dỗ, nhưng tỷ lệ chính xác của sự hợp tác tích cực và cô độc gần như chắc chắn phụ thuộc vào nhiệm vụ phải làm và phương tiện.
Chẳng hạn bạn phải cân nhắc dựa trên nguyên lý hoạt động của tổ bạn để xem liệu cuộc gọi hàng ngày qua Zoom có cần thiết hay không ; việc ứng dụng Slack có nên chỉ giới hạn trong một số giai đoạn của dự án hay không ; hay liệu bạn có nên gửi một email đầy đủ thay vì một loạt email chỉ có một dòng hay không.
Tuy nhiên, điều rõ ràng là có lẽ chúng ta không cần phải kết nối với nhau mọi lúc.
Cho dù chúng ta làm việc từ xa hoặc trong văn phòng, trao đổi với nhau là điều tốt - nhưng đôi khi giao tiếp của chúng ta với người khác chỉ nên ở liều lượng ngắn là tốt nhất.
David Robson
Nguyên tác : The benefits isolation can have on your work, BBC WorkLife, 26/05/2020
Nguồn : BBC, 07/06/2020